Probeer de dossieromgeving, zonder account aan te maken.

Je telefoon koppelen

Met de app neem je een gesprek op met je telefoon midden op tafel. Dat is niet alleen prettiger dan een laptop ertussen: in de browser stopt een opname zodra het scherm uitgaat, en in de app loopt hij door.

1. Installeer Coachoverzicht Dossier uit de App Store op je iPhone.
2. Maak hieronder een koppelcode.
3. Open de app en vul de code in. Je telefoon staat daarna in de lijst hieronder.

Geen iPhone? Opnemen kan ook in je browser, via het tabblad Opnemen, en dat werkt ook op een Android-telefoon. Houd het scherm dan aan, want een browser stopt de opname zodra het scherm uitgaat.

Een code aanvragen

Maak een koppelcode

Gekoppelde telefoons

Je afspraken in je eigen agenda

Twee manieren, en ze staan naast elkaar omdat ze elk iets anders oplossen. Een agendalink werkt overal, ook op je iPhone, en wij hoeven daarvoor geen sleutel van je account te bewaren. Een echte koppeling met Google of Microsoft doet meer: die haalt een geannuleerde afspraak ook weer uit je agenda weg.

Standaard staat er "Coachgesprek" in je agenda en verder niets. De naam van je cliënt zou anders bij Google, Microsoft of Apple terechtkomen, en dat is een verwerking die je cliënt nergens mee heeft ingestemd. Je kunt het aanzetten, maar het is een keuze die je zelf maakt.

Een agendalink

Koppelen met Google of Microsoft

Wat je cliënten nog moeten betalen

Leg per traject vast wat er is afgesproken en of het binnen is. Je cliënt ziet de eigen regels in Mijn Traject, met de betaallink erbij als je die invult.

Wij innen niets. Geld gaat rechtstreeks van je cliënt naar jou; wie het onderweg vasthoudt heeft daar een vergunning voor nodig, en die hebben wij niet. Een betaallink maak je aan bij je eigen betaaldienst, bijvoorbeeld Mollie of Tikkie, en die plak je hier. Zo hoeven wij geen sleutel van jouw betaalrekening te bewaren.

Bedrag vastleggen

Traject Omschrijving Bedrag in euro, inclusief btw Btw 21 procent 9 procent Vrijgesteld, 0 procent Vervalt op Betaallink, als je die hebt Mijn cliënt ziet deze regel in de eigen omgeving

Betaalt iemand anders het traject, bijvoorbeeld een werkgever, zet dit dan uit.

Vastleggen

Naar je boekhouding

Een csv met een regel per bedrag, met btw uitgesplitst. Laat je de datums leeg, dan krijg je alles.

Van Tot en met Export ophalen

Account: abonnement, facturen en wachtwoord

Wat er maandelijks van je rekening gaat, en de facturen daarbij. Elke factuur staat op naam van je praktijk met btw gespecificeerd; je kunt hem afdrukken of als pdf bewaren voor je boekhouding.

Vragen over je abonnement of een factuur? Mail dossier@coachoverzicht.nl.

Facturen

Je eigen wachtwoord

Wijzig je wachtwoord wanneer je wilt. Je huidige wachtwoord moet erbij: zonder die controle kan iemand die jouw scherm heeft overgenomen het stilletjes vervangen, en dan lig jij eruit.

Huidig wachtwoord Nieuw wachtwoord Nieuw wachtwoord nog een keer

Zodra je wijzigt gaan al je andere sessies dicht, op deze na. Dat is meestal juist de reden om te wijzigen.

Wachtwoord wijzigen

Trajectdoelen

Hoogstens vijf lopende doelen per traject. Voortgang geven jullie allebei: jij hier, vanuit je professionele blik, je cliënt in Mijn Traject, vanuit hoe het voelt. Waar die twee uit elkaar lopen begint meestal het interessantste gesprek. Een doel dat klaar is, zet je op behaald; het blijft met zijn scores in het dossier.

Waarom vijf doelen, en waarom staat een score vast?

De grens van vijf is geen instelling maar een regel in de database: bij een zesde weigert hij. Een traject met twaalf doelen is namelijk geen traject meer. En een gegeven score wijzig je niet meer, want juist het verloop is de informatie; een bijgewerkt cijfer wist het verhaal uit dat je wilde zien.

Afspraken

Plan hier een afspraak in. Je cliënt krijgt er automatisch een mail over, met datum, tijd en locatie. Verzetten is bewust annuleren plus opnieuw inplannen, zodat de mail die je cliënt kreeg altijd klopt met wat er in het systeem staat. Wil je je afspraken ook in je eigen agenda zien, kijk dan op het tabblad Agenda.

Elke mail die het systeem namens je praktijk verstuurt blijft terug te lezen, met bezorgstatus. Er gaat niets stilletjes de deur uit.

Voorbereiding op je volgende sessie

Leest je laatste verslagen terug en zet eronder waar je gebleven was en wat er was afgesproken. Elk punt noemt uit welk verslag het komt, zodat je het kunt nakijken in plaats van moeten geloven.

Er komt geen advies uit en geen openingsvraag. Wat er gebeurt is terugkijken, en dat is iets anders dan sturen; dat laatste is jouw werk en niet dat van een model.

Maak een voorbereiding

Sessie opnemen

Leg je laptop of telefoon tussen jullie in en druk op opnemen. Zolang de opname loopt staat dat in beeld, en open je een ander tabblad, dan loopt hij door en zie je een stip bij Opnemen.

Opnemen kan alleen als je cliënt daar toestemming voor heeft gegeven. Zonder die toestemming is de knop niet bruikbaar, en dat is geen beleefdheid van de interface: de database weigert de opname.

Sessieverslag

Een verslag begint als concept. Je leest het na, past het aan met Bewerken en keurt het goed. Pas een goedgekeurd verslag telt mee in de voorbereiding op je volgende sessie, en pas dan kun je het delen met je cliënt, als daar toestemming voor is. Elke aanpassing wordt een nieuwe versie; de eerdere blijven te lezen. Een concept uit een opname maak je bij Opnemen, met Maak een samenvatting.

Sjablonen

Een sjabloon is niets meer dan de kopjes waarmee jij je verslagen schrijft, in jouw volgorde. Kies er een bij een nieuw verslag en de kopjes staan er meteen in.

De standaardsjablonen zijn een vertrekpunt, geen voorschrift. Neem er een over en pas hem aan; vanaf dat moment is het jouw sjabloon en verandert er niets meer aan zonder dat jij het doet.

Intakeformulieren

De vragen die je vooraf stelt, zodat het eerste gesprek niet opgaat aan de basis. Je cliënt vult ze in de eigen omgeving in; de antwoorden staan meteen in het dossier.

Jij stelt de vragen samen, je cliënt geeft de antwoorden. Invullen namens je cliënt kan niet, en dat is geen beperking van dit scherm: de database weigert het. Een intake die de coach zelf heeft ingevuld is geen intake maar een aantekening, en daar is het verslag voor.

Klaarzetten bij een traject

Documenten

De papieren bij een traject: een overeenkomst, een oefening, een verslag dat je cliënt meebracht. Upload je opnieuw onder dezelfde naam, dan komt er een versie bij en blijft de vorige staan. Niemand hoeft dus "definitief_v3" te typen.

Delen met je cliënt is een apart besluit per document, net als bij een verslag. Standaard ziet alleen je praktijk het. Elke download komt in het logboek, ook die van je cliënt zelf.

Wat er wel en niet in mag: pdf, Word, Excel, PowerPoint, OpenDocument, afbeeldingen en platte tekst, tot 25 MB. Het systeem kijkt naar de eerste bytes van het bestand en niet naar de naam, dus een programma dat zich voordoet als pdf komt er niet in. Dit is nadrukkelijk geen virusscanner; open een bestand van buiten altijd met gezond verstand.

Toestemming

Toestemming geldt per onderdeel, en altijd met de letterlijke tekst die er op dat moment bij stond. Je cliënt geeft die zelf in Mijn Traject, of jij legt vast dat je cliënt mondeling of op papier instemde. Intrekken kan altijd. De historie blijft staan en is onwijzigbaar, ook voor jou als eigenaar van de praktijk.

In het echte product tekent de cliënt dit in de eigen omgeving. In dit proefaccount mag je het zelf uitproberen, zodat je ziet wat het met de rest van het systeem doet.

Leg alleen vast wat je cliënt werkelijk heeft gezegd of getekend, nadat je precies deze tekst hebt voorgelezen of laten lezen. Bij de toestemming komt te staan dat jij die vastlegde, en wanneer.

Verzegeld logboek

Wie wat deed in de dossiers, staat in een logboek waarin elke regel wiskundig aan de vorige vastzit. Achteraf een regel aanpassen of weghalen breekt de keten, en dat is na te gaan. Oude regels worden na de bewaartermijn van je praktijk verzegeld: de regels zelf gaan weg, het zegel houdt de keten controleerbaar.

Een coach ziet de eigen handelingen en alles wat er in de eigen dossiers gebeurde, ook door de cliënt of een collega. De eigenaar en een beheerder zien de hele praktijk; een administratief medewerker alleen de eigen handelingen.

De praktijk

Wat er deze maand loopt, wie er meewerkt, en wie er tijdelijk waarneemt. Alleen getallen: hier staan geen cliëntnamen en geen verslagen. Die zie je via de gewone schermen, en dan komt er ook een regel in het logboek.

Collega's

Iemand toevoegen gaat met een uitnodiging. Je collega kiest zelf een wachtwoord en koppelt een eigen authenticator; jij krijgt die dingen nooit te zien.

Verwijderen kan niet, op non-actief zetten wel. Die naam staat onder verslagen en in het verzegelde logboek; een collega die spoorloos verdwijnt, laat een dossier achter waarin niet meer te zien is wie wat deed.

Opnames en AI

Huisstijl in Mijn Traject

Je cliënt kent jou, niet ons. Met je eigen naam, kleur en logo herkent je cliënt jou terug in de eigen omgeving.

Veiligheidsmeldingen en juridische teksten bewegen hier niet in mee. Dat is geen beperking maar de reden dat dit veilig kan: kon je de opmaak van een waarschuwing veranderen, dan kon je hem ook onzichtbaar maken.

Waarnemen

Een waarneming geeft een collega tijdelijk toegang tot de trajecten van iemand anders, bijvoorbeeld bij ziekte of verlof.

De einddatum is verplicht en hoogstens een jaar. Dat is geen formaliteit: toegang zonder einde is toegang die niemand meer opmerkt. Op de dag dat de waarneming afloopt, sluit de deur vanzelf.

Mijn Traject, de omgeving van je cliënt

Maak een uitnodiging aan en open het Mijn Traject in een apart venster. Je ziet dan precies wat jouw cliënt ziet: alleen het eigen dossier, alleen gedeelde verslagen, nooit een concept of een werknotitie.

Nodig je cliënt uit voor Mijn Traject, de eigen omgeving. Daar is alleen het eigen dossier zichtbaar, alleen gedeelde verslagen, nooit een concept of een werknotitie.